唐突だが、おいしい料理を作るために必要なものを３つ挙げるとすれば何だろうか？ ①料理のスキルがあること、②適切な料理道具があること、③適切な食材があること、などが思い浮かぶ。３つはいずれも大切だが、もっとも大切なのは「適切な食材」ではないだろか。そもそも食材がなければ料理はできないからだ。
評価になぞらえて言えば、①評価スキルがあること、②評価制度があること、そして、③評価する対象があることである。
評価の大前提として、評価する対象がなければならない。どれほど評価スキルが高くても、また、どれほど精緻な評価制度があっても、評価の対象となる行動や事実が不足していれば、適切な評価は期待できない。
少しでも適切な評価となるよう、企業は評価者訓練を行ったり、評価制度を工夫したりしているが、それを活かすためには、評価対象となるものがあること、つまり、評価者が部下の日常行動を観察し、記録しておくことが必要となるのである。
言葉を換えると、評価がうまくできていないのは、評価者のスキルや評価の仕組みの問題というよりも、部下の観察・記録が不足していることが要因となっているケースが多い。評価者には、日常的に部下をしっかり観察しているか、気づいた点を記録しているかを振り返ってほしい。
あらためて日常行動の観察・記録の効果を整理すると、以下の4つが挙げられる。
1つ目は、評価の納得性を高められることである。評価は、最終的に「なぜその評価なのか」を説明できなければ納得を得にくい。そのためには、印象や好き嫌いではなく、日常の具体的な行動事実に基づいて評価する必要がある。「何となく頑張っていた」「最近ミスが多かった気がする」といったあいまいな記憶では、被評価者への説明根拠が弱くなる。
2つ目は、期末の印象評価を防ぐことができる。期末だけの印象で判断すると、「直近の出来事に引きずられてしまう」「目立つ失敗や成功だけで全体を判断してしまう」「話しやすい人、見えやすい人を高く評価してしまう」「逆に、黙々と成果を出す人を見落としてしまう」といった偏りが起きやすくなる。日常的に観察・記録しておけば、一時的な印象ではなく、期間を通じた行動や事実で評価できる。
3つ目は、業績評価とリンクさせることができる。業績を上げるためには、「顧客対応」「報連相」「改善」「チーム内の連携」「トラブル時の対応」「計画的取組」など、日常行動の積み重ねが求められる。業績に至る過程をしっかり観察しておくことで、それが業績にどうつながったか、逆に言うと、業績がよかった、あるいは悪かった要因はどのような行動に問題があったのかを明確化できる。
4つ目は、フィードバックの質を高めることができる。日常の記録がないと、面談でのコメントが抽象的になる。一方、具体的な事実があれば、「何がよかったか」「どこを改善すべきか」「次に何を期待するか」を具体的に伝えられる。
これらにより、上司・部下間の信頼関係をより強めることができる。そして、信頼関係が強まれば、より納得のできる評価になる。評価のためだけでなく、部下育成のためにも日常行動の観察と記録は重要である。
