職務調査


  資格等級制度や評価制度の構築、労働時間削減に向けての業務見直しなどにあたって職務調査を実施することがあります。ここでは、職務等級制度構築の際、当オフィスで行った職務調査をご紹介します。

１．職務調査とは
 職務調査とは、社員個々人の職務について、仕事の内容や求められる能力・経験、責任度、困難度などを調査し明らかにすることです。人事管理の用語としては「職務分析」の方が一般的と思いますが、調査対象となる社員の方にわかりやすいよう職務調査という言葉を使っています。

２．職務調査の目的
　主要な目的は次の３つです。

① 職掌・職位の整理
  どのような職務・階層があるかを確認します。

② 部署・職位ごとの役割明確化
　それぞれの職務の目的や役割等を確認します。これは、職務要件書の作成につなげるものです。
　職務要件書とは、部署・職位ごとに、
　・ 役割
　・ 成果（→業績評価の根拠→賞与の査定・昇進の資料）
　・ 能力（→能力評価の根拠→給与の査定・昇格の査定・昇進の資料）
　を示すものです。
 
③ 職務のランク付け
 　それぞれの職務を重要度や困難度に応じてランク付けします。これは、職務等級基準書の作成につなげるもです。
　職務等級基準書は、全社共通で、
　・ 職務の意味づけ（当該職群の大まかな役割）
　・ 職務等級の意味づけ（当該等級の大まかな役割）
　を行うものです。
 
３．職務調査の方法
　職務調査の方法には、一般的に、質問法、観察法、体験法の３つがありますが、ここでは質問法を用いました。具体的には、（１）全社員へのアンケート、（２）幹部社員へのヒアリングを通じて行っています。
 
（１）全社員へのアンケート

①アンケートの内容
 大項目
 項目
 方式
 目的※
 内容
 １．担当職務
 主な仕事内容
 記述
 ①
 課業の洗い出し
 ２．成果責任度
 (1) 人的責任
 選択
 ③
 部下の数
 
 (2) 金銭的責任
 選択
 ③
 予算の規模
 
 (3) 期待役割・成果
 記述
 ②
 期待される役割・成果
 
 (4) 提供価値
 記述
 ②
 誰にどのような価値を提供しているか
 ３．人的属性
 (1) 経験年数
 選択
 ③
 習熟に必要な年数
 
 (2) 持続性
 選択
 ③ 
 ノウハウがどれくらい持続できるるか
 
 (3) 知識
 記述
 ②
 必要な知識
 
 (4) 能力
 記述
 ②
 必要な能力
 
 (5) 性格・タイプ
 記述
 ② 
 向いている性格・タイプ
 ４．職務の質
 (1) 人的範囲
 選択
 ③ 
 折衝・調整の相手
 
 (2) 定型性
 選択
 ③ 
 定型的か非定型的か
※目的の①～③は、 上記「職務調査の目的」①～③に対応しています。
                                                           
 ②アンケートの質問例
例１）成果責任度　（１）人的責任

　現在、その職位において管理している部下の人数は何人ですか。次の項目から選んでください。（１つ選択）
①　直属の部下はいない
②　５人以下である
③　１０人以下である
④　２０人以下である
⑤　２０人超である
 
例２）人的属性　（３）知識

 その職位の仕事で必要とされる知識には、どのようなものがありますか。特に必要と思われるものを列挙してください。
【記入例】
・簿記２級レベルの知識
・契約に関する法律知識
・マーケティングの知識

③その他
　アンケートは、責任ある回答を求めるため、記名式で行っています。回答時間は３０分くらいを想定しています。
 
（２）ヒアリングの内容
　ヒアリングは、アンケートの補完と位置付けています。担当部署の仕事内容、役割、貢献、能力等、アンケートで浮かび上がった事項の確認や不明点の質問などを、部長・課長クラスに行いました。

４．職務調査の効果
　全社員を対象とする職務調査により、職務等級基準書作成や評価項目設定の際の有益な情報が得られました。
また、副次的効果として、新人事制度構築に向けて全社員の参画意識を高められたと思います。人事制度の適正な運用に社員の理解と協力は不可欠ですので、その意味で重要な効果となりました。