重本コンサルティングオフィス
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2019/8/19

仕事の効率化に必要なもの

 
 労働時間短縮のためには、①人を増やすか、②仕事を減らすか、③仕事を効率化するか、のいずれかが求められる。①②は個人でできることではなく、コストや売上にもかかわってくるので、まずは③の仕事の効率化が重要となる。

 それでは、社員は仕事の効率化のために何が大切か? エン・ジャパン社の「仕事の効率化」意識調査での回答をまとめると、次の4つに集約できる。なお、カッコ内の数字は回答のパーセンテージである。

1.事前準備
・仕事の優先順位を明確にする(80%)
・仕事の進め方を確認しておく(63%)
・仕事の目的を理解しておく(43%)
・仕事のスケジュールを組む(41%)

2.周囲との連係
・周囲と積極的にコミュニケーションを取る(52%)
・仕事に関わる情報を共有し合う(42&)
・役割分担を明確にする(33%)

3.就労環境の整備
・身の回りの整理整頓(40%)
・適宜休憩を取り集中力を保つ(25%)

4.ITスキル向上
・パソコンスキルの向上(18%)
・ITスキルの向上(5%)
 
 とりあえず、目の前の仕事にやみくもに取り組むようでは、効率化は覚束ないことはわかるだろう。また、必要なコミュニケーションを怠れば、出戻り作業が生じたり、余計な仕事をしたりすることは十分にありうる。探し物に取られる時間というのは意外と多いものだ。「パソコン上級者なら、こんな作業はもっと短時間でできるだろうな」と思うことは筆者にもよくある。
 
 カッコ内の数字を見てもわかるとおり、1~4は重要性の順番でもある。つまり、まずは事前準備が大切で、次に周囲との連係、就労環境の整備となり、スキル向上は大して重要ではないということだ。

 ただ、面白いことに、「今の仕事は効率的に働けていない」と回答した人に「効率良く仕事を進められていない理由」を尋ねたところ、「自分自身のスキル不足」が41%で最も高かった(2位は「会社の体質(37%)」、3位は「仕事の指示が不明確(32%)」)。
 スキルは効率的に働くための前提要素であり、これがなければ効率的に働くことはできないが、あるからといって効率的に働けるわけではないということのようだ。

 1~4は、効率性だけでなく、仕事の質にもよい影響を及ぼすものと考えられる。できるだけ少ない時間で、可能な限りパフォーマンスを高める―生産性の向上はこれからますます重要となるのは間違いない。上記内容は、自分自身のチェック項目としてもよいし、部下に指導する際の具体的アドバイスとしても活用できるのではないだろうか。
 

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